Varför drar underhållsstopp ut på tiden? De 5 vanligaste orsakerna

Bloggserie: Utmaningar vid hantering av underhållsstopp | Del 1/5

Underhållsstopp är de viktigaste underhållshändelserna inom processindustrin. Under dem utförs betydande underhålls-, reparations- och investeringsarbeten samt underhållsarbeten för produktionen, såsom rengöring, tvätt och inspektioner, vars syfte är att säkerställa en säker och effektiv drift av produktionen fram till nästa stopp.

Trots noggrann planering drar många underhållsstopp ut på tiden utöver den ursprungliga tidsplanen. Varje extra timme eller dag ökar kostnaderna, binder resurser och försenar produktionsstarten. Samtidigt förloras produktion, vilket kan innebära betydande ekonomiska förluster, särskilt inom kontinuerlig processindustri.

Vanligtvis beror förseningar inte på ett stort problem, utan en kedja av flera små utmaningar. Nedan går vi igenom de fem vanligaste orsakerna till att underhållsstopp drar ut på tiden.

1. Planerna är inte i tid tillgängliga för de anställda

Underhållsstoppets tidplan bygger på antagandet att arbetet kan påbörjas enligt plan genast när stoppet börjar.

I praktiken försenas uppstarten ofta av att de anställda inte har tydliga och aktuella instruktioner i tid om vad de ska göra och när. Planer finns att få, men deras färdigställande drar ut på tiden för nära inpå driftstoppets början, och de hinner inte gås igenom ordentligt med utförarna innan arbetet påbörjas.

Detta leder till osäkerhet, följdfrågor och väntan, just när arbetet borde starta snabbt.

Typiska utmaningar är till exempel:

• planerna är inte lättillgängliga på fältet

• arbetsanvisningarna är ofullständiga eller otydliga

• Målen för de kritiska arbetena har inte förståtts

• Det krävs ytterligare utredningar innan arbetet kan påbörjas

Även en till synes liten fördröjning i början kan orsaka en kedjereaktion som senare påverkar hela driftstoppets tidsplan.

2. Informationen flödar inte mellan alla parter

I ett underhållsstopp deltar personal från produktion, underhåll, entreprenörer, arbetsledning och ofta även projektorganisationen.

När informationen sprids via e-post, telefonsamtal, papperslistor och olika Excel-filer uppstår det lätt situationer där inte alla arbetar utifrån samma information.

Då kan följden bli:

• dubbelarbete

• väntan

• missuppfattningar

• försenade beslut

En gemensam lägesbild är ett av de mest effektiva sätten att minska fördröjningarna i informationsflödet.

3. Sambanden mellan arbetsuppgifterna är inte tillräckligt tydliga

Many maintenance downtime tasks cannot be started until another work phase, such as safety, is completed.

Om beroenden inte identifieras tillräckligt väl eller om deras utveckling inte följs upp aktivt kan uppgifterna i den kritiska vägen försenas utan att man märker det. I sådana fall börjar en enskild försening påverka flera efterföljande arbetssteg.

Ju mer komplicerat ett driftstopp är, desto viktigare är det att förstå den kritiska vägen, beroendena mellan olika arbetsmoment och deras inverkan på den övergripande tidsplanen.

4. Arbetstillståndsprocessen orsakar väntetid

Arbetstillstånd är en viktig del av en säker underhållsstopp, men om de hanteras bristfälligt kan de bli en betydande källa till förseningar.

Vanliga utmaningar är:

• Vänta på louppen

• saknade godkännanden

• oklara ansvarsförhållanden

• brist på information hos de som utför arbetet

När arbetstillstånd och tillhörande information är lättillgängliga och deras status visas i realtid, blir väntetiderna kortare och arbetet kan påbörjas snabbare.

5. Den övergripande situationen är inte synlig för alla

Många förseningar i underhållsstopp beror inte på själva underhållsarbetet, utan på att det är svårt att få en överblick över projektets totala läge.

Om arbetsledningen ständigt måste reda ut:

• Vart vi än går

• vilka jobb är klara

• vilka problem har konstaterats

• Var arbetar resurserna

tid går åt till att reda ut situationen istället för att leda det egentliga arbetet.

En lägesbild i realtid hjälper till att upptäcka avvikelser tidigare och gör det möjligt att reagera snabbare innan små problem utvecklas till betydande förseningar.

De största förseningarna i underhållsstopp uppstår ofta vid samordning

Att underhållsstopp genomförs framgångsrikt beror inte enbart på teknisk kompetens eller en bra plan. Lika viktigt är hur väl informationen flödar mellan de olika parterna och hur effektivt man kan följa arbetets framskridande.

I många fall handlar de största utmaningarna när det gäller tidsplaneringen om samordning, informationsflödet och bristande lägesbild.

När alla parter har samma överblick över situationen i realtid kan beslut fattas snabbare, man kan reagera på problem tidigare och den totala varaktigheten för underhållsstoppet kan förkortas.

Den här artikeln är en del av en bloggserie

Det här skriftstycket tillhör Utmaningar med underhållsstopphantering - bloggserie, där vi diskuterar de vanligaste utmaningarna relaterade till planering, hantering och genomförande av underhållsavbrott.

I nästa del:

Vart tar informationen vägen under ett underhållsstopp? 

Varför fragmenteras information i olika system, meddelanden och samtal – och hur påverkar det hur underhållsstopp framskrider.

Vill du identifiera din egen underhållsstopps största flaskhalsar?

Tool4pro:s experter hjälper till att identifiera de största flaskhalsarna i era underhållsstopp och bedömer hur de kan minskas genom bättre planering, informationsflöde och en gemensam lägesbild.