¿Por qué se alargan las paradas por mantenimiento? Las 5 causas más comunes

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Serie de entradas de blog: Retos en la gestión de las paradas por mantenimiento | Parte 1/5

Las paradas de mantenimiento son los eventos de mantenimiento más importantes de la industria de procesos. Durante ellas se llevan a cabo importantes trabajos de mantenimiento, reparacióny de inversión, así como tareas de mantenimiento de la producción, como limpiezas, lavados e inspecciones, cuyo objetivo es garantizar un funcionamiento seguro y eficiente de la producción hasta la siguiente parada.

A pesar de una planificación minuciosa, muchas paradas de mantenimiento se alargan más allá del calendario inicial. Cada hora o día adicional aumenta los costes, inmoviliza recursos y retrasa el reinicio de la producción. Al mismo tiempo, se pierde producción, lo que puede suponer importantes pérdidas económicas, especialmente en la industria de procesos de funcionamiento continuo.

Por lo general, los retrasos no se deben a un único problema grave, sino a una cadena de pequeños contratiempos. A continuación, repasamos las cinco causas más comunes por las que se alargan las paradas de mantenimiento.

1. Los planes no están a disposición de los empleados a tiempo

El calendario de la parada de mantenimiento se basa en la hipótesis de que los trabajos podrán comenzar, tal y como se ha acordado, nada más iniciarse la parada.

En la práctica, el inicio suele retrasarse porque los trabajadores no disponen a tiempo de instrucciones claras y actualizadas sobre qué deben hacer y cuándo. Los planes están previstos, pero su finalización se alarga hasta demasiado cerca del inicio de la parada, y no hay tiempo para revisarlos adecuadamente con los encargados de realizar el trabajo antes de que este comience.

Esto genera incertidumbre, más preguntas y esperas, precisamente en el momento en que el trabajo debería ponerse en marcha rápidamente.

Algunos de los retos más habituales son, por ejemplo:

  • los planos no están fácilmente disponibles sobre el terreno

  • las instrucciones de trabajo son incompletas o poco claras

  • No se han comprendido los objetivos de los trabajos críticos

  • Para comenzar el trabajo se necesitan más aclaraciones

Un retraso, por pequeño que parezca al principio, puede provocar una reacción en cadena que se refleje más adelante en todo el calendario de la parada.

2. La información no circula entre todas las partes

En una parada por mantenimiento participan miembros del personal de producción, mantenimiento, contratistas, dirección de obra y, a menudo, también de la organización del proyecto.

Cuando la información circula a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, listas en papel y distintos archivos de Excel, es fácil que se den situaciones en las que no todo el mundo trabaje partiendo de la misma información.

En ese caso, las consecuencias pueden ser las siguientes:

  • trabajo duplicado

  • espera

  • malentendidos

  • decisiones retrasadas

La visión global compartida es una de las formas más eficaces de reducir los retrasos en la transmisión de la información.

3. Las relaciones de dependencia entre las tareas no están lo suficientemente claras

Muchas de las tareas de la parada de mantenimiento no pueden iniciarse hasta que no se haya completado otra fase del trabajo, como, por ejemplo, las medidas de seguridad.

Si no se identifican adecuadamente las dependencias o no se realiza un seguimiento activo de su evolución, las tareas de la ruta crítica pueden retrasarse sin que nos demos cuenta. En ese caso, un único retraso empieza a afectar a varias fases de trabajo posteriores.

Cuanto más compleja sea la parada, más importante es comprender la ruta crítica, las dependencias entre las tareas y sus repercusiones en el calendario general.

4. El proceso de obtención del permiso de trabajo conlleva esperas

Los permisos de trabajo son un elemento importante para garantizar la seguridad de una parada de mantenimiento, pero si no se gestionan adecuadamente pueden convertirse en una fuente importante de retrasos.

Algunos de los retos más habituales son:

  • la espera de las autorizaciones

  • autorizaciones pendientes

  • responsabilidades poco claras

  • la falta de información por parte de los responsables de la ejecución del trabajo

Cuando los permisos de trabajo y la información relacionada con ellos están fácilmente disponibles y su estado se puede consultar en tiempo real, se reducen los tiempos de espera y se agiliza el inicio de los trabajos.

5. No todo el mundo puede ver la situación general

Muchos retrasos en las paradas de mantenimiento no se deben a los propios trabajos de mantenimiento, sino a que no resulta fácil tener una visión general de la situación del proyecto.

Si los responsables tienen que estar constantemente aclarando:

  • ¿Cómo vamos?

  • ¿Qué trabajos están terminados?

  • ¿Qué problemas se han detectado?

  • dónde trabajan los recursos

Se dedica tiempo a aclarar la situación en lugar de a la gestión propiamente dicha del trabajo.

La visión general de la situación en tiempo real ayuda a detectar las anomalías antes y permite reaccionar con mayor rapidez, antes de que los pequeños problemas se conviertan en retrasos importantes.

Los mayores retrasos en las paradas de mantenimiento suelen deberse a la coordinación

El éxito de las paradas de mantenimiento no depende únicamente de los conocimientos técnicos o de una buena planificación. Es igual de importante la fluidez con la que circula la información entre las distintas partes implicadas y la eficacia con la que se puede supervisar el avance de los trabajos.

En muchos casos, los mayores retos en materia de plazos están relacionados con la coordinación, la circulación de la información y la falta de una visión global de la situación.

Cuando todas las partes ven la misma situación en tiempo real, se pueden tomar decisiones más rápidamente, reaccionar antes ante los problemas y acortar la duración total de la parada por mantenimiento.

Este artículo forma parte de una serie de entradas de blog

Este artículo forma parte de Serie de entradas del blog «Retos en la gestión de las paradas por mantenimiento», en el que abordamos los retos más habituales relacionados con la planificación, la gestión y la ejecución de las paradas de mantenimiento.

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