¿Dónde se pierden los datos durante una parada de mantenimiento?

Serie de entradas de blog: Retos en la gestión de las paradas por mantenimiento | Parte 2/5

Por lo general, las paradas por mantenimiento no se retrasan porque la gente no trabaje. Se retrasan porque la información adecuada no llega a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Una parada de mantenimiento es uno de los proyectos más exigentes de la industria de procesos. En ella trabajan simultáneamente decenas o incluso cientos de personas procedentes de diversas organizaciones. Cada uno tiene sus propias responsabilidades, pero no es necesario que todos vean el panorama completo: los responsables deben tener una visión común de la situación, mientras que los ejecutores deben conocer sus propias tareas y cómo estas afectan al resto de los trabajos.

Sin embargo, precisamente la circulación de la información es uno de los problemas más habituales.

A menudo, el problema no es la falta de información, sino que esta se encuentra dispersa en distintos sistemas, correos electrónicos, notas en papel, diagramas de Gantt, hojas de cálculo de Excel, mensajes, llamadas y en la memoria de las personas.

1. Los planes cambian, pero la información no circula

Durante la parada por mantenimiento, los planes cambian constantemente.

El trabajo se retrasa. Otro trabajo se termina antes de lo previsto. Se detecta un fallo inesperado en el equipo. Se necesita una nueva fase de trabajo.

Si los cambios no se transmiten rápidamente a todas las partes implicadas, se producen esperas, duplicidades en el trabajo e interrupciones innecesarias.

2. Cada contratista tiene su propia forma de comunicarse

Uno utiliza el correo electrónico. Otro llama por teléfono. El tercero envía un mensaje por WhatsApp. 

Aunque cada uno actúe correctamente desde su propio punto de vista, el conjunto empieza a desmoronarse rápidamente. La información no circula a través de un único canal, sino que se fragmenta en varias conversaciones y documentos paralelos.

Esto lleva fácilmente a una situación en la que un mismo tema se trata de diferentes maneras en varios sitios, y al final nadie está del todo seguro de cuál es la información más reciente o la correcta.

3. La información sobre la situación se basa en encuestas

En muchas paradas, la misma pregunta se repite decenas de veces al día:

”¿En qué fase se encuentra este trabajo?”

Cuando hay que buscar respuestas mediante llamadas, mensajes de texto o reuniones, los expertos dedican su tiempo a transmitir información en lugar de a su trabajo propiamente dicho.

4. La información sobre seguridad no siempre va de la mano del trabajo

Durante una parada por mantenimiento, la situación de seguridad cambia constantemente.

Los permisos de trabajo, los procedimientos LOTOTO y las evaluaciones de riesgos constituyen la base de la seguridad en el trabajo. Si esta información se encuentra en un lugar distinto al de las propias tareas, aumenta la posibilidad de que se produzcan errores.

En materia de seguridad, disponer de la información adecuada en el momento oportuno es tan importante como el propio trabajo.

5. Los responsables no comparten una visión común de la situación

Uno ve el calendario. Otro, los recursos. Y un tercero, la situación de los contratistas.

Pero, ¿quién puede ver todo el parón por mantenimiento de un solo vistazo?

Sin una visión global de la situación, es fácil que las decisiones se tomen basándose en información obsoleta.

No se trata de la cantidad de comunicaciones

Durante las paradas por mantenimiento se envían muchísimas notificaciones.

El problema no suele ser que haya muy poca comunicación. El problema es que la información circula por varias vías diferentes y no todos disponen de la misma visión actualizada de la situación.

Cuando todas las partes ven la misma situación en tiempo real, se reduce el número de llamadas, se agiliza la toma de decisiones y resulta más fácil gestionar toda la parada de mantenimiento.

Resumen

Una parada de mantenimiento satisfactoria no se consigue únicamente con una buena planificación o con personal cualificado.

Se debe a que la información adecuada está a disposición de las personas adecuadas en el momento adecuado.

Antes de la próxima parada de mantenimiento, conviene plantearse una pregunta muy sencilla:

¿Tienen todos la misma visión de la situación, o la información sigue circulando a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas y notas?

Este artículo forma parte de una serie de entradas de blog

Este artículo forma parte de Serie de entradas del blog «Retos en la gestión de las paradas por mantenimiento», en el que abordamos los retos más habituales relacionados con la planificación, la gestión y la ejecución de las paradas de mantenimiento.

En la siguiente parte:

¿No debería la seguridad quedar relegada a un segundo plano frente al flujo de información? 

¿Cómo influyen la circulación de la información, los permisos de trabajo, los procedimientos LOTOTO y la visión actualizada de la situación en la seguridad del trabajo durante una parada de mantenimiento?.