Para onde vão os dados durante uma paragem para manutenção?

Série de artigos no blogue: Os desafios da gestão das paragens para manutenção | Parte 2/5

Normalmente, uma paragem para manutenção não se atrasa porque as pessoas não estão a trabalhar. Atrasa-se porque a informação certa não chega às pessoas certas no momento certo.

A paragem para manutenção é um dos projetos mais exigentes da indústria de processos. Trabalham em simultâneo dezenas ou mesmo centenas de pessoas de várias organizações diferentes. Cada um tem as suas próprias responsabilidades, mas nem todos precisam de ter uma visão global da situação – os responsáveis têm de ter a mesma visão da situação, enquanto os executantes têm de ver as suas próprias tarefas e o impacto destas nas outras tarefas.

No entanto, é precisamente a circulação de informação que constitui um dos problemas mais comuns.

Muitas vezes, o problema não é a falta de informação, mas sim o facto de esta estar dispersa por diferentes sistemas, e-mails, notas em papel, gráficos de Gantt, folhas de cálculo do Excel, mensagens, chamadas telefónicas e na memória das pessoas.

1. Os planos mudam – mas a informação não circula

Durante a paragem para manutenção, os planos estão em constante evolução.

O trabalho vai ser adiado. Outro trabalho vai ficar pronto mais cedo do que o previsto. Descobriu-se uma avaria inesperada no equipamento. É necessária uma nova etapa de trabalho.

Se as alterações não forem comunicadas rapidamente a todas as partes envolvidas, isso dá origem a esperas, trabalho duplicado e interrupções desnecessárias.

2. Cada empreiteiro tem a sua própria forma de comunicar

Um usa o e-mail. Outro telefona. Um terceiro envia uma mensagem pelo WhatsApp. 

Embora cada um aja corretamente do seu ponto de vista, o conjunto começa rapidamente a desmoronar-se. A informação não circula por um único canal, mas fragmenta-se em várias conversas e documentos paralelos.

Isto leva facilmente a uma situação em que o mesmo assunto é tratado de formas diferentes em vários locais – e, no final, ninguém tem a certeza absoluta de qual é a informação mais recente ou correta.

3. As informações sobre a situação baseiam-se em inquéritos

Em muitas paragens, a mesma pergunta repete-se dezenas de vezes por dia:

”Em que fase está este trabalho?”

Quando é necessário procurar respostas através de chamadas telefónicas, mensagens de texto ou reuniões, os especialistas gastam o seu tempo a transmitir informação, em vez de se dedicarem ao seu trabalho propriamente dito.

4. As informações de segurança nem sempre acompanham o trabalho

Durante uma paragem para manutenção, a situação de segurança está em constante mudança.

As autorizações de trabalho, os procedimentos LOTOTO e as avaliações de risco constituem a base para um trabalho seguro. Se estas informações se encontrarem num local diferente do das próprias tarefas, a probabilidade de erros aumenta.

Em termos de segurança, dispor da informação certa no momento certo é tão importante quanto o próprio trabalho.

5. Os responsáveis não têm uma visão comum da situação

Um vê o calendário. Outro, os recursos. Um terceiro, a situação dos empreiteiros.

Mas quem consegue ver toda a paragem para manutenção num só olhar?

Sem uma visão comum da situação, é fácil tomar decisões com base em informações desatualizadas.

A questão não é a quantidade de comunicação

Durante as paragens para manutenção, há uma enorme quantidade de comunicações.

O problema não é, normalmente, a falta de comunicação. O problema é que a informação circula por vários canais diferentes e nem todos têm acesso à mesma visão atualizada da situação.

Quando todas as partes envolvidas têm uma visão em tempo real da mesma situação, o número de chamadas diminui, a tomada de decisões torna-se mais rápida e a gestão de toda a paragem para manutenção torna-se mais fácil.

Resumo

Uma paragem para manutenção bem-sucedida não resulta apenas de um bom planeamento ou de pessoal qualificado.

Isso resulta do facto de a informação certa estar à disposição das pessoas certas no momento certo.

Antes da próxima paragem para manutenção, vale a pena fazer uma pergunta simples:

Será que todos têm a mesma visão da situação – ou a informação continua a circular por e-mail, chamadas telefónicas e notas?

Este artigo faz parte de uma série de publicações no blogue

Este artigo faz parte de Série de artigos «Os desafios da gestão das paragens para manutenção», onde abordamos os desafios mais comuns relacionados com o planeamento, a gestão e a execução das paragens para manutenção.

Na próxima parte:

A segurança não deve ficar à sombra do fluxo de informação? 

De que forma o fluxo de informação, as autorizações de trabalho, os procedimentos LOTOTO e uma visão atualizada da situação influenciam a segurança no trabalho durante uma paragem para manutenção.