Var tar informationen vägen under ett underhållsstopp?

Bloggserie: Utmaningar vid underhållsstopp | Del 2

Ett underhållsstopp blir sällan försenat för att människor inte arbetar. Det blir försenat därför att rätt information inte når rätt personer i rätt tid.

Ett underhållsstopp är ett av de mest komplexa projekten inom processindustrin. Samtidigt arbetar tiotals eller till och med hundratals personer från flera olika organisationer. Alla behöver inte se hela helhetsbilden – de ansvariga behöver dela samma lägesbild, medan de som utför arbetet behöver se sina egna arbetsuppgifter och hur de påverkar andra arbeten.

Ändå är informationsflödet en av de vanligaste utmaningarna.

Ofta handlar problemet inte om brist på information, utan om att den är utspridd i olika system, e-postmeddelanden, pappersanteckningar, Gantt-scheman, Excel-filer, meddelanden, telefonsamtal och människors minne.

1. Planeringen förändras – men informationen följer inte med

Under ett underhållsstopp förändras planeringen kontinuerligt.

Ett arbete skjuts upp. Ett annat blir klart tidigare än väntat. Ett oväntat fel upptäcks på en anläggning. Ett nytt arbetsmoment behöver läggas till.

Om förändringarna inte snabbt når alla berörda uppstår väntetider, dubbelarbete och onödiga avbrott.

2. Varje entreprenör har sitt eget sätt att kommunicera

En använder e-post. En annan ringer. En tredje skickar ett WhatsApp-meddelande. 

Även om alla gör rätt utifrån sitt eget arbetssätt börjar helheten snabbt falla isär. Informationen flödar inte genom en gemensam kanal, utan splittras mellan flera parallella konversationer och dokument.

Det leder lätt till att samma fråga hanteras på flera olika ställen samtidigt – och till slut vet ingen säkert vilken information som är den senaste eller den korrekta.

3. Lägesbilden bygger på frågor

Under många underhållsstopp återkommer samma fråga gång på gång:

”I vilket stadium befinner sig detta arbete?”

När svaret måste hämtas via telefonsamtal, sms eller möten går experternas tid åt till att förmedla information i stället för att leda och utföra arbetet.

4. Säkerhetsinformationen följer inte alltid arbetet

Säkerhetsläget förändras kontinuerligt under ett underhållsstopp.

Arbetstillstånd, LOTOTO-procedurer och riskbedömningar är grunden för ett säkert arbete. Om denna information finns på ett annat ställe än själva arbetsuppgifterna ökar risken för misstag.

För säkerheten är rätt information vid rätt tidpunkt minst lika viktig som själva arbetet.

5. De ansvariga saknar en gemensam lägesbild

En person ser tidplanen. En annan ser resurserna. En tredje har överblick över entreprenörernas arbete.

Men vem ser hela underhållsstoppet på ett och samma ställe?

Utan en gemensam lägesbild finns en risk att beslut fattas utifrån inaktuell information.

Det handlar inte om mängden kommunikation

Under ett underhållsstopp kommuniceras det enormt mycket.

Problemet är sällan att kommunikationen är otillräcklig. Problemet är att informationen tar flera olika vägar och att inte alla har tillgång till samma uppdaterade lägesbild.

När alla involverade arbetar utifrån samma information i realtid minskar antalet telefonsamtal, besluten kan fattas snabbare och ledningen av underhållsstoppet blir betydligt enklare.

Sammanfattning

Ett lyckat underhållsstopp bygger inte enbart på god planering eller kompetenta medarbetare.

Det bygger på att rätt information finns tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt.

Inför nästa underhållsstopp är det därför värt att ställa en enkel fråga:

Har alla tillgång till samma lägesbild – eller sprids informationen fortfarande via e-post, telefonsamtal och pappersanteckningar?

Den här artikeln ingår i en bloggserie

Den här artikeln är en del av bloggserien Utmaningar vid underhållsstopp,där vi tar upp de vanligaste utmaningarna vid planering, ledning och genomförande av underhållsstopp.

I nästa del:

Säkerheten får inte hamna i skymundan på grund av bristande informationsflöden 

Hur informationsflöden, arbetstillstånd, LOTOTO-procedurer och en uppdaterad lägesbild bidrar till ett säkrare arbete under ett underhållsstopp.