Vart tar informationen vägen under ett underhållsstopp?

Bloggserie: Utmaningar inom hantering av driftstopp för underhåll | Del 2/5

Underhållsstopp försenas vanligtvis inte för att människor inte arbetar. Det försenas för att rätt information inte når rätt personer vid rätt tidpunkt.

Underhållstopp är ett av de mest krävande projekten inom processindustrin. Samtidigt arbetar tiotals eller till och med hundratals människor från flera olika organisationer. Var och en har sitt eget ansvarsområde, men alla behöver inte se hela helhetsbilden – de som är ansvariga måste se samma lägesbild, medan utförarna måste se sina egna uppgifter och deras inverkan på annat arbete.

Ändå är just informationsflödet ett av de vanligaste problemen.

Ofta är problemet inte en brist på information, utan att informationen är spridd i olika system, e-postmeddelanden, papperslappar, Gantt-scheman, Excel-kalkylblad, meddelanden, samtal och människors minnen.

1. Planer ändras – men informationen sprids inte

Under underhållsstoppet lever planerna ständigt.

Arbetet flyttas framåt. Ett annat arbete färdigställs tidigare än väntat. Ett oväntat fel hittades på enheten. Ett nytt arbetssteg behövs.

Om ändringarna inte snabbt kommuniceras till alla parter uppstår väntan, överlappande arbete och onödiga avbrott.

2. Varje entreprenör har sitt eget sätt att kommunicera

En använder e-post. En annan ringer. En tredje skickar ett WhatsApp-meddelande. 

Även om alla agerar korrekt från sitt eget perspektiv, börjar helheten snabbt att falla isär. Information flödar inte genom en enda kanal, utan fragmenteras i flera parallella samtal och dokument.

Detta leder lätt till en situation där samma sak behandlas på flera platser på olika sätt – och till slut är ingen helt säker på vilken information som är den senaste eller den rätta.

3. Lägesinformationen bygger på undersökningar

Vid många stillestånd upprepas samma fråga tiotals gånger om dagen:

”I vilket stadium befinner sig detta arbete?”

När svar måste sökas via samtal, textmeddelanden eller möten, spenderar experternas tid på att förmedla information istället för det faktiska arbetet.

4. Säkerhetsinformationen följer inte alltid med arbetet

Under underhållsuppehållet förändras säkerhetsläget ständigt.

Arbetstillstånd, LOTOTO-procedurer och riskbedömningar utgör grunden för säkert arbete. Om denna information befinner sig på en annan plats än själva arbetsuppgifterna ökar risken för misstag.

Ur säkerhetssynpunkt är korrekt information vid rätt tidpunkt lika viktig som själva arbetet.

5. De ansvariga har ingen gemensam lägesbild.

En ser schemat. En annan resurserna. En tredje entreprenörernas situation.

Men vem ser hela serviceavbrottet med en blick?

Utan en gemensam lägesbild fattas beslut lätt baserat på inaktuell information.

Det handlar inte om mängden kommunikation

I underhållsstoppen kommuniceras enormt mycket.

Problemet är vanligtvis inte för lite kommunikation. Problemet är att informationen går flera olika vägar och inte alla har samma aktualiserade lägesbild tillgänglig.

När alla parter ser samma situation i realtid, minskar antalet samtal, beslutsfattandet snabbas upp och hela hanteringen av serviceavbrottet underlättas.

Sammanfattning

Ett lyckat underhållsstopp uppstår inte enbart genom god planering eller kompetenta människor.

Det uppstår från att korrekt information är tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt.

Innan nästa underhållsstopp är det värt att ställa en enkel fråga:

Ser alla samma nulägesbild – eller går informationen fortfarande via mejl, samtal och lappar?

Den här artikeln är en del av en bloggserie

Det här skriftstycket tillhör Utmaningar med underhållsstopphantering - bloggserie, där vi diskuterar de vanligaste utmaningarna relaterade till planering, hantering och genomförande av underhållsavbrott.

I nästa del:

Säkerhet får inte hamna i skuggan av informationsflödet? 

Hur informationsflödet, arbetstillstånden, LOTOTO-procedurerna och den aktuella lägesbilden påverkar säkert arbete under ett underhållsstopp.